Перенос отпуска: когда возможен и как оформить
Дата публикации: 23.08.2018
Как перенести или отменить отпуск?
Ни работодатель, ни работник не вправе менять уже запланированную в графике дату предоставления отпуска в одностороннем порядке без согласования с другой стороной <1>. Однако по согласованию отпуск может быть перенесен на другое время даже в ситуации, когда работник и работодатель договорились о таком переносе накануне запланированного отпуска <2>.
Внимание! Совсем отменить отпуск нельзя. Но его можно перенести по обоюдному согласию, например, в случае болезни работника <3>.
Если инициатор переноса отпуска – работник, он должен написать заявление о таком переносе, указав новые даты отпуска. Если руководитель согласен с таким переносом, на основании заявления работника надо оформить приказ.
Если же инициатор –работодатель, то надо заручиться письменным согласием работника на перенос отпуска. В частности, можно издать соответствующий приказ, в котором работник поставит подпись в строке «Согласен».
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника можно перенести отпуск на следующий рабочий год. В случае такого переноса отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется <3>.
Оформляем перенос
Реквизиты приказа о переносе отпуска работника надо указать в графе 8 графика отпусков. Также в графике надо указать новую дату начала отпуска (графа 9).
Если информация об отпуске уже была внесена в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, то надо зачеркнуть даты начала и окончания отпуска (графы 5 и 6) и вписать новые. При этом в графе 7 надо указать реквизиты приказа о переносе отпуска.
До отпуска открыт больничный – что делать?
Самая распространенная причина изменения даты отпуска – болезнь работника. Рассмотрим такую ситуацию. Работник ушел на больничный. Уведомление о начале отпуска за 2 недели получил.
Но на дату начала отпуска его больничный лист все еще не закрыт.
Заявления работника о переносе отпуска нет. Каковы действия работодателя?
В общем случае при временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника <4>.
В рассматриваемой ситуации период временной нетрудоспособности работника наступил до начала ежегодного оплачиваемого отпуска. И порядок действий в этом случае законодательно не определен. Лучший вариант – связаться с работником и узнать, что хочет работник: перенести отпуск на другой срок или продлить его на дни болезни. Если перенести - согласуйте с работником период переноса <5>.
Если же переносить отпуск работник не собирается, то отпуск продлевается на дни болезни. Так же следует поступить, если связаться с работником и узнать его планы на перенос отпуска не удалось.
Внимание! Работодатель не обязан переносить отпуск по просьбе работника, кроме случаев, установленных ТК РФ <6>. У организации нет обязанности подстраиваться под работника.
Предположим, работник собирался в отпуск на неделю, но перед отпуском заболел.
Что касается выплаты отпускных, то отпускные в любом случае должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до начала фактического ухода в отпуск. В нашем примере – за 3 дня до 10 августа, то есть не позднее 6 августа.
Придется ли делать пересчет отпускных при болезни?
В общем случае, если работник заболел уже в отпуске и отпуск продлен, пересчет делать не придется. Но есть исключения.
Ситуация 1. Отпускные были выплачены исходя из полной зарплаты за месяц, предшествующий отпуску, без учета дней, которые сотрудник не доработал из-за болезни. Например, работник собирался в отпуск со 2 июля. 25 июня ему были выплачены отпускные (в расчет среднего заработка была включена и полная зарплата за июнь), но с 27 июня работник взял больничный. Тогда зарплату за 27 - 29 июня из расчета нужно исключить. Также надо убрать при расчете исключаемые дни болезни.
Ситуация 2. Работник проболел больше месяца, и его отпуск перенесен на следующий месяц. Например, работник планировал пойти в отпуск со 2 июля, но весь июль проболел и ушел в отпуск только с 3 августа. По общему правилу отпускные должны быть пересчитаны с учетом другого расчетного периода: август 2017 г. - июль 2018 г.
Как отразить уменьшение отпускных в 6-НДФЛ
Если работник заболел в отпуске и часть отпуска перенесена на другое время, часть излишне выплаченных отпускных можно зачесть в счет пособия по болезни.
УФНС по г. Москве разъясняло, что если при перерасчете сумма отпускных уменьшается, то в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных <7>.
А вот ФНС указывала, что при перерасчете отпускных в текущем календарном году не нужно подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ, все перерасчеты нужно сделать в текущем периоде. И это логично, ведь в разделе 1 расчета 6-НДФЛ, который заполняется нарастающим итогом с начала года, отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета <8>.
В то же время ни ФНС, ни УФНС не давали разъяснений о том, как отражать перерасчет отпускных в сторону уменьшения в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
Давайте разбираться. В принципе вся выплаченная работнику сумма отпускных как была его доходом, так и осталась. Только она частично превратилась в другой вид дохода - в пособие по болезни. Причем дата получения этих доходов одинаковая - день выплаты работнику <9>. И с суммы выплаченного дохода НДФЛ был удержан и своевременно перечислен в бюджет.
Кстати, срок перечисления НДФЛ с этих доходов тоже единый - не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные и больничные <10>.
Учитывая это, полагаем, что в разделе 2 расчета 6-НДФЛ можно показать только операцию по выплате первоначальной суммы отпускных и все.
Но чтобы по итогам года данные расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ сходились, вам придется в справке 2-НДФЛ показать больничные, в счет которых были зачтены ранее выплаченные отпускные, как доход того месяца, когда выплачены отпускные. Даже если на самом деле зачет произошел в следующем месяце. То есть у вас будет два вида дохода: по коду 2012 – отпускные; по коду 2300 – больничные.
Предъявить претензии по поводу того, что НДФЛ неверно исчислен или не вовремя уплачен в бюджет, налоговики не смогут. То есть не смогут оштрафовать за неудержание и неуплату налога. Но есть вероятность, что они могут посчитать, что вы неверно заполнили расчет 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ. Поскольку доходы в виде больничных надо все-таки показывать в расчете 6-НДФЛ отдельно, причем на дату зачета излишне выплаченных отпускных в счет пособия. И, учитывая позицию московского УФНС, налоговики могут потребовать от вас уточненку, в которой нужно будет отразить уменьшение суммы отпускных после перерасчета и сумму пособия.
Штраф за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ и в справке 2-НДФЛ - по 500 руб. за отчет <11>. Но и этот штраф можно оспорить. Ведь порядок заполнения справки 2-НДФЛ и раздела 2 расчета 6-НДФЛ в нашем случае никак не урегулирован – ни Порядком заполнения справки и расчета, ни разъяснениями налоговиков. А в этом случае все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогового агента <12>.
* * *
Если отпуск полностью или частично перенесен на другой месяц, то отпускные за новый отпуск рассчитываются уже с учетом нового расчетного периода.
<1> Апелляционное определение Мосгорсуда от 20.01.2016 N 33-1792/2016
<2> Решение ВС Удмуртской Республики от 25.01.2016 N 7-8/2016
<3> ст. 124 ТК РФ
<4> ст. 124 ТК РФ
<5> п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 N 169
<6> ч. 1, 2 ст. 123, ст. 124 ТК РФ
<7> Письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 N 20-15/049940
<8> Письма ФНС от 13.10.2016 N БС-4-11/19483@, от 24.05.2016 N БС-4-11/9248
<9> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ
<10> п. 6 ст. 226 НК РФ
<11> п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 (п. 3)
<12> п. 7 ст. 3 НК РФ
Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга», N 13, 2018