Главная Обзоры и статьи Статьи для бухгалтера Оформляем увольнение и рассчитываемся с работником

Оформляем увольнение и рассчитываемся с работником

Дата публикации: 25.04.2025

М.А. Кокурина, ведущий эксперт

Приказ об увольнении — документ, без которого невозможно провести процедуру расторжения трудового договора независимо от его основания. Даже если у работодателя утвержден ЭКДО, приказ об увольнении обязательно должен быть оформлен не только в электронном виде, но и на бумаге. Помимо издания приказа, требуется еще несколько действий работодателя, без совершения которых процедура увольнения будет нарушена.

Издаем приказ об увольнении

Такой приказ оформите по унифицированной форме № Т-8 (форме № Т-8а, если увольняете двух и более работников) или по утвержденной у вас форме. Не забудьте, что в приказе обязательно должны быть:

• дата издания приказа и дата увольнения сотрудника. Обычно приказ об увольнении издают и подписывают в день увольнения, однако так бывает не всегда. Предположим, дата увольнения выпадает на выходной день, тогда приказ можно издать в рабочий день. Или в случае увольнения умершего работника дата издания приказа будет позднее даты смерти человека, ведь в приказ вы внесете дату прекращения трудового договора, которой может быть, к примеру, день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти или в решении суда, либо день по истечении 1 месяца после принятия судом решения, если дата смерти в нем не определена (п. 3 ст. 45 ГК РФ; ч. 1 ст. 209, ст. 321 ГПК РФ).

При несовпадении дат издания приказа и увольнения сотрудника в случаях, когда вы обязаны предлагать работнику подходящие ему вакансии (допустим, при несоответствии работника занимаемой должности по результатам аттестации), лучше сообщать ему еще и о вакансиях, появившихся в период между изданием приказа и днем увольнения (Определение 8 КСОЮ от 14.03.2023 № 88-5612/2023);

• основание прекращения трудового договора. Его надо указать так, как оно сформулировано в ТК РФ, и дать ссылку на соответствующую норму. Например, при увольнении за прогул надо записать: «Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой ст. 81 ТК РФ»;

• основания для издания «увольнительного» приказа — это все те документы, на основании которых он выпускается. Предположим, если трудовой договор расторгается в связи с истечением его срока, укажите пункт договора, в котором содержится условие о сроке его действия, реквизиты уведомления вашего сотрудника о расторжении договора по такому основанию. А при расторжении договора по инициативе работника — реквизиты его заявления об увольнении;

• подпись руководителя работодателя или иного уполномоченного лица;

• подпись увольняемого работника, сделанная им самим. Лучше не соглашаться на проставление подписи в приказе представителем работника по доверенности. Представитель не вправе расписываться за работника как при оформлении трудового договора, так и при его расторжении, ведь законодательством такая возможность не предусмотрена (Письмо Минтруда от 04.03.2022 № 14-6/ООГ-1352).

Обратите внимание, если увольнение является дисциплинарным взысканием, то в приказе необходима еще и дата ознакомления работника с приказом об увольнении не позднее 3 рабочих дней с даты издания приказа (не считая времени отсутствия работника на работе) (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). В остальных случаях можно дать приказ на подпись работнику в любой день после его издания, но не позднее последнего дня работы (ч. 2, 3 ст. 84.1 ТК РФ).

При невозможности получить подпись работника на приказе обязательно сделайте об этом отметку в документе. Так, если сотрудник (ст. 84.1 ТК РФ):

• отказывается ознакомиться с документом — запишите на приказе «Работник отказывается ознакомиться с содержанием приказа»;

• отказывается подписать приказ — «С приказом ознакомлен, подписывать отказался»;

• не вышел на работу в день увольнения — «С приказом не ознакомлен, в день увольнения отсутствовал на работе».

Кстати, если увольняется дистанционный сотрудник, его тоже надо ознакомить с приказом об увольнении. Если он может прийти в офис, пусть лично распишется в ознакомлении с приказом. Если же этот документ направлен удаленщику в электронном виде, то в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа вы обязаны:

• заверить его копию в общем порядке, то есть под реквизитом «подпись» проставьте надпись «Верно», наименование должности человека, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату заверения копии

(п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016);

• направить удаленщику заверенную копию документа по почте заказным письмом с уведомлением (статьи 312.3, 312.8 ТК РФ).

Оформляем записку-расчет

Такой документ можно составить по форме № Т-61 и отразить в нем суммы, причитающиеся работнику при увольнении. Независимо от основания увольнения обычно работнику полагаются (ст. 140 ТК РФ):

• зарплата за отработанные дни, включая день увольнения, если в этот день сотрудник был на работе;

• компенсация за неиспользованный отпуск, если у сотрудника остались неиспользованные дни.

Еще может быть оплата неиспользованных дней отдыха, предоставленных, например, взамен двойной оплаты работы в праздники. Напомним, оставшиеся у работника отгулы надо оплатить по его одинарной дневной ставке на день «выходной» работы (ст. 153 ТК РФ (ред., действ. с 01.03.2025); Постановление КС от 06.12.2023 № 56-П).

Помимо этого, при увольнении по некоторым основаниям работнику полагается выходное пособие, которое тоже надо отразить в записке-расчете. Скажем, при увольнении по сокращению, в связи с призывом в армию или с отказом работника от перевода в другую местность в связи с переездом работодателя (ст. 178 ТК РФ).

Ознакомьте работника с запиской-расчетом под подпись.

Внимание! При расторжении трудового договора по соглашению сторон в нем можно предусмотреть выплату выходного пособия в любом размере.

Вносим запись в трудовую книжку

Если вы ведете бумажную трудовую книжку работника, отразите в ней причину увольнения. Полная запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки должна выглядеть так:

• в графе 1 поставьте порядковый номер записи;

• в графе 2 укажите дату увольнения;

• в графе 3 сделайте запись об основании и причине прекращения трудового договора. Основание и причина его прекращения должны точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ. Например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;

• в графу 4 впишите реквизиты приказа об увольнении.

Сокращение слов не допускается ни в одной из граф трудовой книжки.

Записи в книжке должен заверить ваш сотрудник, который их вносил. Если есть печать компании или кадровой службы, то проставьте печати. Увольняющийся работник свою подпись в трудовой книжке не ставит.

Напомним, если бумажной трудовой книжки у работника нет, надо будет выдать ему форму СТД-Р.

Рассчитываемся с работником

Не позднее последнего дня работы сотрудника перечислите ему или выдайте наличными суммы, причитающиеся при увольнении (ст. 140 ТК РФ). Зарплата, компенсации за неиспользованный отпуск и отгулы облагаются НДФЛ и взносами в общем порядке.

Напомним, при увольнении в связи с ликвидацией работодателя или сокращением численности (штата) сотрудникам должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка и плюс к нему (ст. 178 ТК РФ):

• или средний месячный заработок за второй месяц (при соблюдении отдельных условий — еще и за третий месяц) со дня увольнения пропорционально периоду до трудоустройства работника;

• или единовременная компенсация в размере двукратного среднего месячного заработка.

Если при сокращении или ликвидации человек увольняется досрочно по своему заявлению, то ему положена компенсация в размере среднего заработка за период, оставшийся до указанной в уведомлении о сокращении даты увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Также выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка нужно выплатить в обязательном порядке, если расторжение трудового договора происходит, в частности, в связи:

• с отказом работника от перевода на другую работу при необходимости перевода по медицинским показаниям;

• с отказом работника от продолжения работы по причине изменения определенных сторонами условий трудового договора;

• с восстановлением сотрудника, ранее выполнявшего эту работу;

• с призывом работника на военную службу.

Любое выходное пособие (в том числе предусмотренное при увольнении по соглашению сторон) не облагается НДФЛ и взносами, только если оно не превышает трехкратный (а на Крайнем Севере — шестикратный) средний месячный заработок, который рассчитывается (ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; абз. 7 п. 1 ст. 217, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ):

• для удержания НДФЛ — по правилам для пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Здесь для расчета среднего дневного заработка нужно брать выплаты за 2 предыдущих календарных года и делить на количество дней в них — на 730 (пп. 5, 11, 13, 13(1) Положения, утв. Постановлением Правительства от 11.09.2021 № 1540);

• для исчисления взносов — по нормам Положения об исчислении среднего заработка, когда средний дневной заработок считается исходя из годовой зарплаты, разделенной на рабочие дни за год (утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Напомним, что приказы об увольнении, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., надо хранить 50 лет. Записки-расчеты уволенных работников храните 6 лет, если есть лицевые счета. А при их отсутствии — так же, как и приказы: 50 лет (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; статьи 295, 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; пп. 4.1, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» № 5, 2025