Годовые справки 2-НДФЛ
Дата публикации: 21.04.2017
За каждую неправильную справку 2НДФЛ налоговики могут оштрафовать на 500 руб. Поэтому важно правильно отразить в справках коды доходов и суммы исчисленного и удержанного налога.
2НДФЛ: зарплата за декабрь выплачена в январе
Вопрос. Заработная плата за декабрь 2016 г. была выплачена в январе 2017 г., тогда же НДФЛ был перечислен с бюджет. Как отразить этот налог в разделе 5 справки 2НДФЛ?
Ответ. Налог, удержанный из декабрьской зарплаты в январе при ее выплате, в разделе 5 справки 2НДФЛ за 2016 г. вам надо отразить и как исчисленный, и как удержанный, и как перечисленный. Ведь на дату представления справок 2НДФЛ в инспекцию вы этот налог у физлиц удержали и в бюджет заплатили. Тот факт, что он удержан и перечислен в бюджет в 2017 г., а не в 2016 г., значения не имеет <1>.
Так что у вас не должно быть разниц между указанными строками раздела 5. Все суммы налога должны быть одинаковыми. Разница между исчисленной суммой НДФЛ и удержанной и перечисленной будет только в том случае, если на момент представления справок 2НДФЛ в ИФНС зарплата за декабрь еще не выплачена. Тогда после ее выплаты и удержания налога нужно представить уточненные справки 2НДФЛ, где уже следует указать суммы налога как удержанные <2>.
Как исправить код дохода в 2НДФЛ
Вопрос. Справки 2НДФЛ за 2016 г. были сформированы в бухгалтерской программе автоматически и уже сданы в инспекцию. Компенсация при увольнении работников в них отразилась с кодом 2012 вместо кода 4800. Как исправить ошибку?
Ответ. В справке 2НДФЛ по коду 2012 отражаются суммы отпускных выплат, а по коду 4800 иные доходы, для которых не предусмотрен самостоятельный код <3>. В частности, это относится и к компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой при увольнении работника.
С одной стороны, то, что компенсация попала в справку с кодом 2012, а не с кодом 4800, для правильного исчисления НДФЛ значения не имеет. Ведь дата получения этих двух доходов одинаковая день выплаты денег работнику <4>. И НДФЛ с этих сумм перечисляется в бюджет в один срок на следующий день после выплаты дохода.
С другой стороны, за недостоверные сведения в справках 2НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждую «бракованную» справку <5>. А под недостоверными сведениями ФНС понимает, в частности, и неверные коды доходов <6>.
Поэтому, чтобы наверняка избежать штрафа, представьте в ИФНС корректирующие справки 2НДФЛ <7>. В них надо указать <8>:
в поле «N __» номер ранее представленной справки;
в поле «от __.__.__» новую дату составления (дату корректирующей справки);
в поле «Номер корректировки» 01, если это первая корректирующая справка;
по коду 2012 сумму за вычетом компенсации при увольнении;
по коду 4800 сумму компенсации при увольнении.
А все остальные верные суммы переносите без изменений.
Неверные коды в 2НДФЛ за прошлые годы
Вопрос. Обнаружила, что в справках 2НДФЛ за 2014 и 2015 гг. стоит неверный код на компенсацию при увольнении. Какие штрафные санкции предусмотрены за это нарушение?
Ответ. До 01.01.2016 не было ответственности за недостоверные сведения (отражение доходов не по тем кодам доходов) в справках 2НДФЛ. Она введена только с 01.01.2016. Поэтому положения ст. 126.1 НК РФ об ответственности могут применяться только в отношении налоговых правонарушений, допущенных начиная с 1 января 2016 г. <9>
Поскольку справки 2НДФЛ за 2014 г. представлялись в 2015 г., когда ответственности еще не было, то за этот год корректирующие справки представлять не нужно.
А вот справки 2НДФЛ за 2015 г. представлялись в 2016 г., когда ответственность уже была введена. Поэтому за этот год корректирующие справки безопаснее представить.
Невыплаченные проценты по займу от учредителя
Вопрос. В 2016 г. от учредителя получен заем. Ежемесячно начисляем проценты по займу, исчисляем НДФЛ с процентов и отражаем в бухучете. Но проценты не выплачиваем. Нужно ли показывать доход в виде начисленных, но не выплаченных процентов и НДФЛ с них в форме 2НДФЛ за 2016 г. и в разделе 1 формы 6НДФЛ?
Ответ. Нет, не нужно. Для целей исчисления НДФЛ доход в виде процентов по займу считается полученным в день его выплаты <10>. Поскольку проценты выплачены не были, то отражать их в формах 6НДФЛ и 2НДФЛ не нужно, равно как и исчисленный с них НДФЛ <11>.
Перерасчет отпускных при увольнении
Вопрос. Сотрудник в августе был отправлен в отпуск, ему были начислены и выплачены отпускные по коду 2012. В октябре 2016 г. он уволился. На момент увольнения сделан перерасчет по излишне начисленным отпускным. Код 2012 за октябрь в справке 2НДФЛ получился с минусом. Нам не удалось сдать такую справку в электронном виде. Как быть?
Ответ. Если на момент увольнения работника количество оплаченных ему дней отпуска превышает количество причитающихся дней, разница в отпускных подлежит удержанию при окончательном расчете с работником <12>.
Порядок заполнения 2НДФЛ не предусматривает отрицательных значений в разделе 3 <13>. В связи с этим на сумму удержания за отпуск необходимо уменьшить величину дохода, полученного физлицом по коду 2000 в октябре 2016 г. (в месяце увольнения), поскольку именно из этого дохода фактически происходит удержание.
Коды для районных коэффициентов
Вопрос. К какому коду доходов относить районный коэффициент, начисленный на премию (код 2002)?
Ответ. На этот вопрос нам ответил специалист налоговой службы Морозов Д.А., советник государственной гражданской службы РФ 2 класса.
Отражение и кодирование сумм районного коэффициента и северной надбавки в целях НДФЛ: из ст. 129 ТК следует, что суммы районного коэффициента и северных надбавок, в том числе и в той части, в которой они приходятся на премию, отдельная от премии часть заработной платы.
К доходу в виде заработной платы, в том числе и к суммам районных коэффициентов и северных надбавок, применяется код дохода 2000.
Дата фактического получения дохода последний день месяца, за который начислена зарплата <14>.
Адрес в 2НДФЛ
Вопрос. Как заполнить 2НДФЛ, если сотрудник снялся с регистрации и уже 2 года нигде не прописан?
Ответ. В разделе 2 справки 2НДФЛ должен быть указан адрес места жительства лица в РФ в соответствии с его паспортом или иным документом, подтверждающим место жительства. То есть в справке 2НДФЛ может быть указан или адрес прописки, или адрес временной регистрации лица.
Поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять только при условии заполнения показателей в полях «Код страны проживания» и «Адрес» <15>.
Таким образом, в любом случае для того, чтобы сдать 2НДФЛ в электронном виде, вам придется указать адрес работника. Причем он должен быть документально подтвержден. В принципе, вы можете взять у работника заявление о том, по какому адресу он проживает.
Если же работник отказывается представить вам какойлибо документ или письменное заявление, подтверждающие его адрес, ничего другого не остается, как сдать справку 2НДФЛ без указания адреса работника в бумажном виде. В таком случае к справке надо приложить:
- копии страниц 25 паспорта работника, чтобы инспекция убедилась в отсутствии штампа о прописке;
- пояснительную записку. Напишите в ней, что в электронном виде справку 2НДФЛ невозможно сдать изза отсутствия у работника постоянной и временной регистрации на территории РФ. Также укажите, что ваша организация не может нести ответственность за отсутствие у работника регистрации по месту жительства или пребывания.
Не исключено, что инспекция попробует отказать в принятии такой бумажной справки 2НДФЛ <16>. В таком случае отправьте ее по почте ценным письмом с описью вложения.
<1> Письма ФНС от 02.03.2015 N БС411/3283, от 03.02.2012 N ЕД43/1692@
<2> Письмо ФНС от 02.03.2015 N БС411/3283
<3> разд. I Порядка заполнения (приложение N 2 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ711/485@) (далее Порядок заполнения 2НДФЛ); приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ711/387@; Письма ФНС от 19.09.2016 N БС411/17537, от 06.07.2016 N БС411/12127
<4> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ
<5> п. 1 ст. 126.1 НК РФ
<6> Письмо ФНС от 09.08.2016 N ГД411/14515 (п. 3)
<7> п. 2 ст. 126.1 НК РФ
<8> разд. I, II Порядка заполнения 2НДФЛ
<9> п. 2 ст. 5 НК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС N 41, Пленума ВАС N 9 от 11.06.99
<10> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ
<11> п. 1.1 Порядка заполнения (приложение N 2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 N ММВ711/450@); разд. V Порядка заполнения 2НДФЛ
<12> ст. 137 ТК РФ
<13> Приказ ФНС от 30.10.2015 N ММВ711/485@
<14> п. 2 ст. 223 НК РФ
<15> Приказ ФНС от 30.10.2015 N ММВ711/485@; Письмо ФНС от 06.04.2016 N БС411/5909@
<16> Письмо ФНС от 09.04.2012 N ЕД43/5895@
Статья впервые опубликована в журнале «Главная книга» 2017, N 05