Главная Обзоры и статьи Статьи для бухгалтера Годовые справки 2-НДФЛ

Годовые справки 2-НДФЛ

Дата публикации: 21.04.2017

За каждую неправильную справку 2­НДФЛ налоговики могут оштрафовать на 500 руб. Поэтому важно правильно отразить в справках коды доходов и суммы исчисленного и удержанного налога.

2­НДФЛ: зарплата за декабрь выплачена в январе

Вопрос. Заработная плата за декабрь 2016 г. была выплачена в январе 2017 г., тогда же НДФЛ был перечислен с бюджет. Как отразить этот налог в разделе 5 справки 2­НДФЛ?

Ответ. Налог, удержанный из декабрьской зарплаты в январе при ее выплате, в разделе 5 справки 2­НДФЛ за 2016 г. вам надо отразить и как исчисленный, и как удержанный, и как перечисленный. Ведь на дату представления справок 2­НДФЛ в инспекцию вы этот налог у физлиц удержали и в бюджет заплатили. Тот факт, что он удержан и перечислен в бюджет в 2017 г., а не в 2016 г., значения не имеет <1>.

Так что у вас не должно быть разниц между указанными строками раздела 5. Все суммы налога должны быть одинаковыми. Разница между исчисленной суммой НДФЛ и удержанной и перечисленной будет только в том случае, если на момент представления справок 2­НДФЛ в ИФНС зарплата за декабрь еще не выплачена. Тогда после ее выплаты и удержания налога нужно представить уточненные справки 2­НДФЛ, где уже следует указать суммы налога как удержанные <2>.

Как исправить код дохода в 2­НДФЛ

Вопрос. Справки 2­НДФЛ за 2016 г. были сформированы в бухгалтерской программе автоматически и уже сданы в инспекцию. Компенсация при увольнении работников в них отразилась с кодом 2012 вместо кода 4800. Как исправить ошибку?

Ответ. В справке 2­НДФЛ по коду 2012 отражаются суммы отпускных выплат, а по коду 4800 ­ иные доходы, для которых не предусмотрен самостоятельный код <3>. В частности, это относится и к компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой при увольнении работника.

С одной стороны, то, что компенсация попала в справку с кодом 2012, а не с кодом 4800, для правильного исчисления НДФЛ значения не имеет. Ведь дата получения этих двух доходов одинаковая ­ день выплаты денег работнику <4>. И НДФЛ с этих сумм перечисляется в бюджет в один срок ­ на следующий день после выплаты дохода.

С другой стороны, за недостоверные сведения в справках 2­НДФЛ предусмотрен штраф в размере 500 руб. за каждую «бракованную» справку <5>. А под недостоверными сведениями ФНС понимает, в частности, и неверные коды доходов <6>.

Поэтому, чтобы наверняка избежать штрафа, представьте в ИФНС корректирующие справки 2­НДФЛ <7>. В них надо указать <8>:

­ в поле «N __» ­ номер ранее представленной справки;

­ в поле «от __.__.__» ­ новую дату составления (дату корректирующей справки);

­ в поле «Номер корректировки» ­ 01, если это первая корректирующая справка;

­ по коду 2012 ­ сумму за вычетом компенсации при увольнении;

­ по коду 4800 ­ сумму компенсации при увольнении.

А все остальные верные суммы переносите без изменений.

Неверные коды в 2­НДФЛ за прошлые годы

Вопрос. Обнаружила, что в справках 2­НДФЛ за 2014 и 2015 гг. стоит неверный код на компенсацию при увольнении. Какие штрафные санкции предусмотрены за это нарушение?

Ответ. До 01.01.2016 не было ответственности за недостоверные сведения (отражение доходов не по тем кодам доходов) в справках 2­НДФЛ. Она введена только с 01.01.2016. Поэтому положения ст. 126.1 НК РФ об ответственности могут применяться только в отношении налоговых правонарушений, допущенных начиная с 1 января 2016 г. <9>

Поскольку справки 2­НДФЛ за 2014 г. представлялись в 2015 г., когда ответственности еще не было, то за этот год корректирующие справки представлять не нужно.

А вот справки 2­НДФЛ за 2015 г. представлялись в 2016 г., когда ответственность уже была введена. Поэтому за этот год корректирующие справки безопаснее представить.

Невыплаченные проценты по займу от учредителя

Вопрос. В 2016 г. от учредителя получен заем. Ежемесячно начисляем проценты по займу, исчисляем НДФЛ с процентов и отражаем в бухучете. Но проценты не выплачиваем. Нужно ли показывать доход в виде начисленных, но не выплаченных процентов и НДФЛ с них в форме 2­НДФЛ за 2016 г. и в разделе 1 формы 6­НДФЛ?

Ответ. Нет, не нужно. Для целей исчисления НДФЛ доход в виде процентов по займу считается полученным в день его выплаты <10>. Поскольку проценты выплачены не были, то отражать их в формах 6­НДФЛ и 2­НДФЛ не нужно, равно как и исчисленный с них НДФЛ <11>.

Перерасчет отпускных при увольнении

Вопрос. Сотрудник в августе был отправлен в отпуск, ему были начислены и выплачены отпускные по коду 2012. В октябре 2016 г. он уволился. На момент увольнения сделан перерасчет по излишне начисленным отпускным. Код 2012 за октябрь в справке 2­НДФЛ получился с минусом. Нам не удалось сдать такую справку в электронном виде. Как быть?

Ответ. Если на момент увольнения работника количество оплаченных ему дней отпуска превышает количество причитающихся дней, разница в отпускных подлежит удержанию при окончательном расчете с работником <12>.

Порядок заполнения 2­НДФЛ не предусматривает отрицательных значений в разделе 3 <13>. В связи с этим на сумму удержания за отпуск необходимо уменьшить величину дохода, полученного физлицом по коду 2000 в октябре 2016 г. (в месяце увольнения), поскольку именно из этого дохода фактически происходит удержание.

Коды для районных коэффициентов

Вопрос. К какому коду доходов относить районный коэффициент, начисленный на премию (код 2002)?

Ответ. На этот вопрос нам ответил специалист налоговой службы Морозов Д.А., советник государственной гражданской службы РФ 2 класса.

Отражение и кодирование сумм районного коэффициента и северной надбавки в целях НДФЛ: из ст. 129 ТК следует, что суммы районного коэффициента и северных надбавок, в том числе и в той части, в которой они приходятся на премию, ­ отдельная от премии часть заработной платы.

К доходу в виде заработной платы, в том числе и к суммам районных коэффициентов и северных надбавок, применяется код дохода 2000.

Дата фактического получения дохода ­ последний день месяца, за который начислена зарплата <14>.

Адрес в 2­НДФЛ

Вопрос. Как заполнить 2­НДФЛ, если сотрудник снялся с регистрации и уже 2 года нигде не прописан?

Ответ. В разделе 2 справки 2­НДФЛ должен быть указан адрес места жительства лица в РФ в соответствии с его паспортом или иным документом, подтверждающим место жительства. То есть в справке 2­НДФЛ может быть указан или адрес прописки, или адрес временной регистрации лица.

Поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять только при условии заполнения показателей в полях «Код страны проживания» и «Адрес» <15>.

Таким образом, в любом случае для того, чтобы сдать 2­НДФЛ в электронном виде, вам придется указать адрес работника. Причем он должен быть документально подтвержден. В принципе, вы можете взять у работника заявление о том, по какому адресу он проживает.

Если же работник отказывается представить вам какой­либо документ или письменное заявление, подтверждающие его адрес, ничего другого не остается, как сдать справку 2­НДФЛ без указания адреса работника в бумажном виде. В таком случае к справке надо приложить:

­ - копии страниц 2­5 паспорта работника, чтобы инспекция убедилась в отсутствии штампа о прописке;

- ­ пояснительную записку. Напишите в ней, что в электронном виде справку 2­НДФЛ невозможно сдать из­за отсутствия у работника постоянной и временной регистрации на территории РФ. Также укажите, что ваша организация не может нести ответственность за отсутствие у работника регистрации по месту жительства или пребывания.

Не исключено, что инспекция попробует отказать в принятии такой бумажной справки 2­НДФЛ <16>. В таком случае отправьте ее по почте ценным письмом с описью вложения.

<1> Письма ФНС от 02.03.2015 N БС­4­11/3283, от 03.02.2012 N ЕД­4­3/1692@

<2> Письмо ФНС от 02.03.2015 N БС­4­11/3283

<3> разд. I Порядка заполнения (приложение N 2 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ­7­11/485@) (далее ­ Порядок заполнения 2­НДФЛ); приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ­7­11/387@; Письма ФНС от 19.09.2016 N БС­4­11/17537, от 06.07.2016 N БС­4­11/12127

<4> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ

<5> п. 1 ст. 126.1 НК РФ

<6> Письмо ФНС от 09.08.2016 N ГД­4­11/14515 (п. 3)

<7> п. 2 ст. 126.1 НК РФ

<8> разд. I, II Порядка заполнения 2­НДФЛ

<9> п. 2 ст. 5 НК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС N 41, Пленума ВАС N 9 от 11.06.99

<10> подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ

<11> п. 1.1 Порядка заполнения (приложение N 2 к Приказу ФНС от 14.10.2015 N ММВ­7­11/450@); разд. V Порядка заполнения 2­НДФЛ

<12> ст. 137 ТК РФ

<13> Приказ ФНС от 30.10.2015 N ММВ­7­11/485@

<14> п. 2 ст. 223 НК РФ

<15> Приказ ФНС от 30.10.2015 N ММВ­7­11/485@; Письмо ФНС от 06.04.2016 N БС­4­11/5909@

<16> Письмо ФНС от 09.04.2012 N ЕД­4­3/5895@

Статья впервые опубликована в журнале «Главная книга» 2017, N 05