Главная Обзоры и статьи Статьи для бухгалтера Обучение сотрудников: налогообложение

Обучение сотрудников: налогообложение

Дата публикации: 17.10.2019

Вооружать работников знаниями и навыками - это значит повышать потенциал компании. А как быть с налогами? Когда включить в расходы стоимость длительного обучения? Оплату скольких экзаменационных попыток можно учесть в расходах? Можно ли отразить в расходах стоимость обучения вождению автомобиля? На вопросы читателей отвечает ведущий эксперт Н.Н. Катаева.

Переподготовка на перспективу

Наша компания планирует развивать новый вид деятельности и направляет сотрудника обучаться другой специальности. Можно ли в расходах по налогу на прибыль учесть стоимость такого обучения? Какие документы для этого потребуются?

- Чтобы учесть в расходах по налогу на прибыль стоимость обучения работника новой специальности, необходимо обосновать потребность работодателя в таком обучении. Навыки и знания, полученные в процессе обучения, должны соответствовать трудовым обязанностям работника, которые у него появятся по окончании обучения (ст. 196 ТК РФ; п. 1 ст. 252 НК РФ).

Такими документами могут быть (статьи 12, 91 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, подп. 23

п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.10.2016 № 03-03-06/1/58742, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

- приказ руководителя организации о необходимости обучения работника другой специальности в связи с расширением видов деятельности;

- должностная инструкция по новой специальности после окончания обучения;

- дополнительное соглашение с работником о переводе на новую должность либо о совмещении (дополнительном объеме работ) или же трудовой договор на внутреннее совместительство (статьи 60.1, 60.2, 282 ТК РФ).

Кроме того, по расходам на обучение у вас должны быть:

- договор на обучение с российской образовательной организацией;

- копия лицензии на образовательную деятельность, если ее номер не указан в договоре на обучение;

- учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов;

- документ о прохождении обучения (или его этапа). Это может быть акт об оказании образовательных услуг либо справка об обучении. Также может пригодиться копия сертификата, диплома (если обучение завершено).

Повышение квалификации по программе МВА

Наша организация заключила с образовательной организацией договор на обучение коммерческого директора (штатного сотрудника) – повышение квалификации по программе МВА в течение 2 лет. В какой момент стоимость обучения включается в расходы по налогу на прибыль: по окончании обучения или ежемесячно (ежеквартально)? И если можно не ждать окончания обучения, то на основании какого документа учесть расходы?

- Вы можете стоимость длительного обучения учитывать в налоговых расходах, даже если обучение еще не завершено, а акт об оказании образовательных услуг не получен (п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Постановление ФАС МО от 07.06.2011 № КА-А40/5289-11):

- или на последнее число каждого месяца обучения. Это удобно, если обучение оплачивается ежемесячно;

- или равномерно в течение всего периода обучения на последнее число отчетного (налогового) периода. Так, при оплате за каждый семестр или при оплате за весь период обучения сразу стоимость обучения можно признавать в расходах равными частями ежеквартально (если отчетный период - квартал) или ежемесячно (если отчетный период - месяц).

При признании стоимости длительного обучения до получения акта об оказании образовательных услуг необходимо получить справку об обучении из образовательного учреждения. А для того чтобы споров с проверяющими не возникало, порядок признания расходов на длительное обучение укажите в учетной политике.

Сдача экзамена

После прохождения курса повышения квалификации работник должен сдать экзамен. Можно ли включить в расходы по налогу на прибыль экзаменационный сбор, который уплачивает образовательной организации наша компания? Если можно, то за сколько попыток?

- Оплату экзаменационного сбора можно учесть в налоговых расходах, если программой обучения предусмотрено, что сдача экзамена - это часть образовательного процесса (ст. 59 Закона № 273-ФЗ; подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/2/438).

Налоговый кодекс не ограничивает количество попыток повторной сдачи экзамена, стоимость которых можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Однако все расходы должны быть обоснованы и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Если вам удастся обосновать неоднократное количество пересдач, то в налоговых расходах их стоимость вы сможете учесть в полном объеме.

Но вы можете, например, закрепить в соглашении с работником количество попыток сдачи экзаменов, которое оплачивается за счет организации. И если в соответствии с соглашением будет предусмотрена оплата только одного экзамена, пересдачу должен оплачивать уже сам работник.

Обучение в автошколе

Наша компания купила прицеп, а у водителя нет прав, которые позволили бы ему управлять таким транспортом. Чтобы водитель получил права категории ВЕ, директор хочет направить его в автошколу на обучение. Можно ли уменьшить на эти расходы налог на прибыль? Какие документы нам необходимо оформить?

- Да, на эти расходы уменьшить налог на прибыль вы можете (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Чтобы учесть оплату обучения водителя в автошколе в налоговых расходах, необходимо иметь стандартный набор документов (статьи 12, 91 Закона № 273-ФЗ; п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.10.2016 № 03-03-06/1/58742, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

- приказ руководителя о направлении водителя на обучение в автошколу для получения водительского удостоверения определенной категории;

- договор с автошколой;

- копию лицензии автошколы на образовательную деятельность;

- учебную программу с указанием количества часов посещения;

- документ о прохождении обучения. Это может быть копия документа об окончании автошколы, акт об оказании образовательных услуг.

Кроме того, после успешной сдачи экзамена в ГИБДД запросите у водителя копию водительского удостоверения и при необходимости внесите на его основании изменения в кадровые документы (должностную инструкцию, личную карточку и пр.).

Обучение иностранному языку

Наше предприятие оплачивает корпоративное обучение сотрудников иностранному языку. Можно ли уменьшить на эти расходы налог на прибыль? Нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ?

- Обучение сотрудников иностранному языку для признания расходов в налоговом учете должно быть обосновано, а именно (п. 1 ст. 252 НК РФ):

- в приказе о направлении на обучение должна быть указана цель обучения иностранному языку;

- в должностных инструкциях работников перечислены функции, связанные с необходимостью знания иностранного языка.

Учесть стоимость обучения работников иностранному языку для налога на прибыль вы можете в качестве расходов на дополнительное профессиональное образование при выполнении стандартных условий (ст. 76 Закона № 273-ФЗ; п. 1 ст. 252, подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ):

- услуги по обучению оказывает российская организация с лицензией на образовательную деятельность или иностранная образовательная организация, имеющая право на ведение такой деятельности;

- программа обучения способствует повышению квалификации и более эффективному использованию специалистов в рамках деятельности вашего предприятия. Стоимость дополнительного профессионального обучения в рамках профессиональных образовательных программ НДФЛ и страховыми взносами не облагается (п. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 18.01.2018 № 03-04-05/2319).

Повышение квалификации ИП

ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы» хочет повысить квалификацию. Может ли он стоимость своего обучения включить в расходы?

- ИП имеет право учесть в расходах стоимость обучения только своих штатных сотрудников. Если предприниматель оплачивает свое обучение, то такие расходы при УСН учесть нельзя (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо ФНС от 01.08.2013 № ЕД-3-3/2730).

СПРАВКА. Работодатель вправе потребовать от работника возврата потраченных на его обучение средств при увольнении ранее оговоренного срока. Но сделать это он может, только если причина увольнения неуважительная (ст. 83 ТК РФ; Письмо Роструда от 18.10.2013 № 852-6-1; Определение ВС от 20.05.2019 № 51-КГ19-2).

Возмещение стоимости обучения сотрудником

Мы применяем УСН с объектом «доходы». Директор направил работника на курсы по повышению квалификации. По соглашению с работником после обучения он должен отработать в организации не менее года, иначе ему придется возместить стоимость обучения. Работник уволился ранее оговоренного срока. Должны ли мы включить сумму возмещения в доходы? Ведь в расходах стоимость обучения мы не отражали. И если должны, то на какую дату: увольнения или возмещения?

- Этот вопрос мы адресовали специалисту Минфина и получили такой ответ.

- Статья 251 НК не предусматривает исключения из доходов суммы возмещения обучения сотрудником, уволившимся ранее установленного срока. Поэтому при применении УСН необходимо включить сумму возмещения в доходы по кассовому методу на дату поступления денег на расчетный счет или в кассу организации.

КОСОЛАПОВ Александр Ильич, государственный советник РФ 1 класса

Стажировка за рубежом

Директор отправил нашего сотрудника повышать квалификацию в университет за рубежом. Учеба будет проходить 9 месяцев. Правильно ли мы понимаем, что за все это время необходимо будет начислять работнику средний заработок? Должны ли мы удерживать НДФЛ? Если да, то по какой ставке?

- Для направления работника на повышение квалификации за рубеж нужно издать приказ об этом и в нем указать ф.и.о., должность работника, срок и место обучения, а также основание (например, план обучения) и необходимость обучения.

За период повышения квалификации в другой местности с отрывом от производства вы должны начислять работнику средний заработок (ст. 187 ТК РФ).

По мнению Минфина, средний заработок не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, он относится к доходу от источника в РФ (Письмо Минфина от 21.06.2017 № 03-04-06/38816). А значит, подлежит обложению НДФЛ.

Ставка налога будет зависеть от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет.

Если в календарном году работник находился на территории Российской Федерации 183 календарных дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев, то он считается налоговым резидентом РФ. Ставка НДФЛ составит 13%. Если он находился в РФ менее 183 календарных дней, то работник будет являться нерезидентом и ставка налога составит 30% (пп. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Чтобы правильно применить ставку налога, статус работника придется проверять каждый месяц при расчете его среднего заработка.

С той даты, когда срок его пребывания в РФ окажется менее 183 дней, работник будет считаться налоговым нерезидентом. И с его дохода нужно удерживать НДФЛ по ставке 30%.

Если работник уезжает учиться не с начала года, а например, с сентября 2019 г., то находиться вне РФ он будет в одном календарном году 4 месяца (122 календарных дня) и в другом 5 месяцев (152 календарных дня). А значит, и ставка НДФЛ по итогам каждого налогового периода составит 13%. Но если на протяжении 2019 г. ставка налога будет неизменной, то в течение 2020 г. она будет меняться, причем дважды:

- в январе и феврале - 13%;

- с марта по октябрь считать налог нарастающим итогом придется по ставке 30%;

- в ноябре и декабре надо будет сделать пересчет по ставке 13%.

Внимание! Если договор с иностранной образовательной организацией заключен на срок более 6 месяцев, то период нахождения сотрудника за пределами РФ не будет учитываться при подсчете дней нахождения его в РФ (Письмо Минфина от 27.02.2019 № 03-04-06/12767). А вот время краткосрочного обучения за границей (менее 6 месяцев) засчитывается во время нахождения на территории РФ.

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» № 16, 2019