Главная Обзоры и статьи Статьи для бухгалтера Организация отпускного сезона

Организация отпускного сезона

Дата публикации: 28.06.2021

Отпускной сезон в самом разгаре, и в топах бухгалтерских обсуждений вопросы «На какие части разрешено делить отпуск?», «Когда работодатель обязан перенести отпуск по желанию работника, а когда вправе отказать в этом?» и многие другие. Отвечаем.

Предоставление отпуска

Может ли работодатель отказать в предоставлении отпуска работнику, который отработал всего 7 месяцев?

- Не может. Право на отпуск возникает у работника после того, как он непрерывно проработал у этого работодателя 6 месяцев <1>.

При этом рассчитывать продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени не нужно <2>. То есть даже по истечении всего 7 месяцев работы сотрудник вправе взять отпуск в полном объеме - в общем случае это 28 календарных дней <3>. В такой ситуации за текущий рабочий год частично отпуск будет предоставлен за отработанное время, а частично - авансом.

Вместе с тем отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется <4>. Поэтому, если, предположим, сотрудник по истечении 7 месяцев работы попросит отпуск 35 календарных дней, работодатель вправе отказать. За первый рабочий год положено только 28 дней отпуска, если нет права на дополнительные дни отпуска. Работодатель может, но не обязан предоставлять отпуск авансом. А за отработанный период 7 месяцев работнику положено 16,3 дня отпуска. В этом случае можно округлить в пользу работника до 17 дней или предоставить ему 16 дней, а остаток 11 дней (28 дн. - 17 дн.) или 12 дней (28 дн. - 16 дн.) присоединить к будущему отпуску.

Что делать, если наш работник отказывается от запланированного отпуска?

- От запланированного отпуска сотрудник вправе отказаться, только если:

• или есть "отпускные" нарушения со стороны работодателя, а именно: он письменно не уведомил сотрудника о предстоящем отпуске за 2 недели, не выплатил отпускные или выплатил их позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска, неправильно посчитал отпускные <5>;

• или отпускник принадлежит к категории сотрудников, которым отпуск положен в любое удобное для них время по их желанию. Это, в частности:

  • работник моложе 18 лет; муж, чья жена находится в отпуске по беременности и родам; работник, имеющий трех и более детей в возрасте до 18 лет;

  • совместитель;

  • почетный донор России <6>;

• или есть уважительная причина, установленная законодательством или ЛНА компании. Например, болезнь сотрудника накануне отпуска или исполнение им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей.

Если никаких из указанных обстоятельств нет, то действуйте в общем порядке:

• уведомите сотрудника об отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала <7>;

• издайте приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска и выплатите отпускные. Если работник отказывается знакомиться с приказом о предоставлении ему отпуска, составьте об этом акт за подписью двух свидетелей;

• вручите сотруднику требование о представлении письменных объяснений о причинах нарушения графика отпусков, если в какой-то из дней отпуска он явится на работу. В требовании можете сразу указать, что в соответствии с документами он находится в отпуске и дни, проведенные на рабочем месте в период отпуска, в рабочее время не засчитываются и оплачены не будут.

Кстати, за несоблюдение графика отпусков сотрудника можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Ведь следовать графику обязаны как работодатель, так и работник. При этом получение объяснения от сотрудника - это важный этап соблюдения процедуры привлечения к такой ответственности;

• отмечайте в табеле учета рабочего времени отпуск "ОТ" или "09".

Могут ли наказать работодателя, если работник сам захотел уйти в отпуск на 12 дней, притом что остальные его отпуска за текущий год меньше 14 дней?

- Могут <8>. Трудовой кодекс устанавливает, что отпуск можно делить на части, но длительность одной из частей отпуска в текущем году должна быть не менее 14 дней. Это требование обязательно как для работника, так и для работодателя <9>. Поэтому следить, чтобы при составлении графика отпусков в него была внесена хотя бы одна часть отпуска не менее 14 календарных дней, - это обязанность работодателя.

То есть работодатель должен:

• предусмотреть в графике отпусков одну из частей отпуска продолжительностью не менее 14 дней, ознакомить работника с графиком под роспись;

• предоставить одну из частей отпуска продолжительностью не менее 14 дней, выплатив за них отпускные;

• требовать от работника не являться на рабочее место во время отпуска и проставлять в табеле учета рабочего времени отметки об отпуске в течение такого срока.

Нужно объяснить работнику, что если он явится на рабочее место через 12 календарных дней, то еще 2 дня он будет считаться находящимся в отпуске. И оплачиваться эти 2 дня работы не будут <10>.

Перенос отпуска

Можно ли отказать работнице в переносе отпуска, если старшему из ее четырех детей на момент предоставления "нового" отпуска уже исполнится 18 лет?

- Нельзя, если у работницы на момент подачи заявления о переносе отпуска с запланированного по графику периода не менее трех детей, старшему из которых еще нет 18 лет, а младшему еще нет 14 лет.

И работодатель обязан:

- принять от работницы заявление на перенос отпуска;

- внести изменения в график отпусков, указав новый период отпуска в удобное для сотрудницы время <11>.

Работа в отпуске

Может ли работник подписывать документы по работе, находясь в отпуске?

- В законе нет прямого запрета на это. Ведь в период отпуска за работником сохраняются его должность и все полномочия по ней.

Вместе с тем отпуск - это время отдыха, в течение которого работник должен быть свободен от выполнения своих трудовых обязанностей. И, к примеру, нахождение сотрудника на работе для подписания каких-либо бумаг может вызвать претензии со стороны трудинспекции по причине нарушения трудового законодательства <12>.

Поэтому безопаснее <13>:

• или оформлять отзыв сотрудника из отпуска на тот день, когда срочно требуется, чтобы он подписал документы. При этом, если в отпуске директор, он вправе самостоятельно издать приказ о своем досрочном выходе из отпуска;

• или оставлять на время отпуска замещающего сотрудника. Например, издайте приказ о передаче полномочий директора его заместителю и выдайте ему доверенность на право представлять интересы компании на время отсутствия директора.

М. А. Кокурина, старший юрист

<1> ст. 122 ТК РФ

<2> Письмо Минтруда от 27.03.2020 N 14-2/В-321

<3> ст. 115 ТК РФ

<4> Письмо Минтруда от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519

<5> ст. 124 ТК РФ

<6> статьи 123, 262.2, 267 ТК РФ; п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ

<7> Письмо Роструда от 24.12.2020 N ПГ/59245-6-1

<8> ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

<9> ст. 125 ТК РФ

<10> Определение 3 КАС от 12.08.2020 N 88-13257/2020

<11> ст. 262.2 ТК РФ

<12> ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

<13> Письмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 N 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193

Статья впервые опубликована в журнале "Главная книга" N 12, 2021