Главная Обзоры и статьи Статьи для бухгалтера Прощаемся с бумажной трудовой книжкой

Прощаемся с бумажной трудовой книжкой

Дата публикации: 05.12.2019

С 2020 г. планируется переход к составлению сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде, что постепенно полностью заменит привычную бумажную трудовую книжку. О новшествах в кадровом документообороте, ожидающих работников и работодателей, мы побеседовали с представителем Роструда Шкловцом И.И., заместителем руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

- Иван Иванович, объясните, пожалуйста, что будут включать в себя «сведения о трудовой деятельности работника», которые в народе уже получили название электронной трудовой книжки? И где будут размещаться такие сведения?

- С 2020 г. сведения о работе, которые традиционно вносятся в трудовые книжки, будут формироваться в электронном виде и называться «сведения о трудовой деятельности работника». Это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, включающая сведения о работнике, о выполняемой им работе, о переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также об основаниях прекращения трудового договора.

Сведения о трудовой деятельности будут представляться работодателем в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

- Но получается, что не все сведения из бумажной версии книжки будут фигурировать в электронной версии?

- Да, это так. Для передачи сведений в ПФР подготовлена форма (СЗВ-ТД), объем сведений которой максимально приближен к сведениям, содержащимся в трудовой книжке. Их достаточно для формирования пенсионных прав работника. Однако есть и отличия.

В отчете не будет сведений об образовании, обучении, награждениях и ряда других, присутствующих в трудовой книжке. Идентификация работника будет проводиться по номеру СНИЛС.

Если, например, работник пожелает довести до нового работодателя информацию о своих заслугах на прежних местах работы, он может принести оттуда копии приказов о поощрениях и награждениях.

А если новый работодатель захочет удостовериться в подлинности документов о профессиональном или дополнительном профессиональном образовании, он сможет с согласия работника запросить необходимую информацию в учебном заведении или самостоятельно проверить ее на сайте Рособрнадзора, заполнив специальную форму, либо в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении <1>.

- С какого момента переносить данные из бумажной трудовой книжки в электронный аналог? С самого начала трудовой деятельности работника?

- Нет. Нужно будет перенести из трудовой книжки сведения за период работы у работодателя начиная с 1 января 2020 г. <2>

Например, в середине 2020 г. к вам выйдет сотрудник, который впервые устроился на работу в 2001 г. и с периодичностью раз в год/в два года менял место работы. Все эти сведения не нужно вносить в электронную систему. В нее перенесете только сведения о работодателях, у которых он трудился начиная с 1 января 2020 г.

- Если человек впервые устраивается на работу после 1 января 2020 г., ему нужно будет заводить трудовую книжку на бумажном носителе?

- Да. Следующий год будет переходным, и работникам, впервые устраивающимся на работу в течение 2020 г., трудовые книжки будут по-прежнему оформляться в бумажном виде.

С 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности людей, впервые поступающих на работу, будут формироваться уже только в электронном виде и трудовая книжка на указанных работников оформляться не будет.

- Каким образом работодатель при приеме на работу сотрудника получит сведения о его предыдущем месте работы, должности и периоде работы?

- В 2020 г. сведения о предыдущих местах работы работодатель еще сможет узнать из трудовой книжки, которую работник будет предъявлять при приеме на работу. В дальнейшем доступ к полным сведениям о трудовой деятельности будет иметь сам работник.

При увольнении прежний работодатель будет обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая техническая возможность). Эта поправка предусмотрена в ТК РФ <3>.

А при приеме на работу новый работодатель, помимо прочего, вправе потребовать у работника такие документы:

- в 2019 г. - трудовую книжку <4>;

- с 2020 г. - сведения о трудовой деятельности, например, в виде справки в распечатанном виде либо в электронной форме с цифровой подписью.

Другими словами, при трудоустройстве гражданин будет обязан передавать эти сведения новому работодателю. Если по какой-то причине он не получил их у бывшего работодателя, гражданин вправе обратиться за сведениями о своей трудовой деятельности в отделение ПФР, в МФЦ или получить их через личный кабинет на сайте ПФР или на портале госуслуг.

- Новый работодатель сам не сможет запрашивать у предшествующего работодателя сведения о трудовой деятельности соискателя или принимаемого на работу нового сотрудника?

- Сможет, но только с письменного согласия трудоустраивающегося к нему работника. Так как передача прежним работодателем новому работодателю сведений о трудовой деятельности является передачей персональных данных третьему лицу.

- Какое заверение работодателем сведений о трудовой деятельности будет считаться надлежащим? Будут ли для такого заверения какие-то особые требования?

- Пока введение особых требований к заверению сведений о трудовой деятельности не предполагается.

Оформлять сведения в бумажном виде следует обычной отметкой о заверении, которая включает <5>:

- слово «Верно»;

- наименование должности лица, заверившего сведения, его собственноручную подпись и ее расшифровку;

- дату заверения выписки из документа.

Сведения в электронном виде будут предоставляться, очевидно, по форме, приближенной к статистическому отчету.

- Работодателю нужно будет как-то специально готовиться к переходу на электронные трудовые книжки?

- Да. Ряд мероприятий потребуется провести уже в 2019 г. К примеру, нужно:

- установить программное обеспечение для передачи сведений в ПФР;

- завести адрес электронной почты, на который работники будут направлять запросы о предоставлении им сведений о трудовой деятельности;

- проверить локальные нормативные акты, регулирующие вопросы ведения трудовой книжки, в частности дополнить их положениями, связанными с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде и постепенным уходом от бумажных трудовых книжек;

- разработать и утвердить формы уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки и заявления для сотрудников, которые изъявят желание продолжать вести бумажную трудовую книжку.

- Предположим, работник написал заявление о том, чтобы его трудовую книжку продолжали вести в бумажном виде. Для работодателя это означает, что он обязан и электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника подавать, и его бумажную книжку заполнять?

- Да. Начиная с 2020 г. работодатели будут обязаны:

- письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки, в том числе разъяснить сотрудникам право подать в течение 2020 г. заявление о продолжении ведения трудовых книжек;

- подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности всех своих работников в электронном виде;

- продолжать вести бумажные трудовые книжки в установленном порядке.

- А что нужно будет делать с бумажной трудовой книжкой тех работников, которые не напишут заявление о продолжении ведения такой книжки?

- Если в течение 2020 г. кто-то из работников такое заявление не подаст, начиная с 1 января 2021 г. им нужно будет выдавать трудовые книжки на руки. И работодатель освобождается от ответственности за их хранение.

Если работник не сможет по каким-либо причинам получить трудовую книжку, нужно будет направить ему по месту жительства уведомление о необходимости ее получения или дачи согласия на направление трудовой книжки по почте. При отсутствии такого согласия работодатели обязаны будут продолжать хранить трудовые книжки у себя.

- Когда и каким образом будет прекращено ведение трудовых книжек на бумажном носителе?

- Как я уже сказал, в отношении работников, которые в течение 2020 г. не изъявят желание продолжать вести бумажные трудовые книжки, они перестанут вестись с 2021 г.

Для работников, подавших заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, книжки нужно будет вести до окончания 2026 г.

Предполагается, что начиная с 2027 г. формирование сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронном виде. Трудовые книжки на бумаге не будут вестись вообще.

- Будут ли установлены сроки, в течение которых работодатель обязан хранить сведения о трудовой деятельности уволившегося работника?

- В настоящее время срок хранения трудовых книжек установлен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558 и составляет 75 лет, если трудовая книжка не вручена работнику или не востребована <6>. Пока изменений по срокам хранения таких документов не принято.

Все сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, поэтому на эти сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета. Соответственно, сведения будут храниться в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица.

Работодатели обязаны будут хранить сведения о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде в течение 3 лет. Этот срок будет установлен поправками в раздел 8 «Кадровое обеспечение» Приказа Минкультуры от 25 августа 2010 г. N 558.

- Какие сроки предполагаются для подачи в ПФР сведений о трудовой деятельности?

- Планируется утвердить новую форму отчета, который работодатели будут представлять в ПФР ежемесячно. Предполагается, что сведения по форме СЗВ-ТД каждый страхователь должен будет сдавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, первый отчет за январь 2020 г. надо будет подать в феврале 2020 г.

С 1 января 2021 г. работодатели должны будут подавать в ПФР также сведения в случае приема на работу или увольнения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении работника <7>.

- Чтобы работодатели своевременно и в полном объеме передавали сведения о трудовой деятельности в ПФР, планируется ли ответственность за нарушение сроков или объема подачи такой информации?

- В Кодекс об административных правонарушениях предлагается ввести новый состав правонарушения за непредставление или представление недостоверных сведений о трудовой деятельности работников <8>.

Наказание за это правонарушение предусматривается в виде предупреждения. Однако при систематическом нарушении виновные могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа.

- Кто будет штрафовать за несвоевременную или неполную подачу сведений о трудовой деятельности в ПФР?

- Привлекать к административной ответственности за такое нарушение будут органы государственной инспекции труда.

Беседовала М.А. Кокурина, старший юрист

<1> Правила, утв. Постановлением Правительства от 26.08.2013 N 729

<2> проект закона N 748744-7

<3> проект закона N 748684-7

<4> ст. 65 ТК РФ

<5> п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу...»

<6> п. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558

<7> проект закона N 748744-7

<8> проект закона N 748758-7

Статья впервые опубликована в журнале «Главная книга», N 21, 2019